Avec une organisation ad hoc, chacun à notre mesure, dans chacun des périmètres de l’organisation, nous avons su maintenir une activité adaptée pour servir nos clients.
Faisons un tour d’horizon du groupe et voyons comment chaque zone a traversé cette crise internationale qui nous a tous rassemblé autour de nombreuses problématiques : la livraison des commandes passées par nos clients, le télétravail et le maintien de l’esprit d’équipe, le retour au travail progressif des équipes, la gestion administrative due aux confinements…
L’activité du hub pièces de rechange a été maintenue tout au long de cette période inédite, grâce à une anticipation des besoins que la situation sanitaire allait nous imposer.
Franck Lhermet et Bertrand Demard ont la charge du pilotage opérationnel du hub Lorette. Pour eux, comme pour leurs co-équipiers, le travail n’a jamais cessé. Ils nous confient qu’au début de la période de confinement, les équipes ont montré un réel engagement et une motivation quotidienne pour accomplir leurs activités de préparation de commandes, de réception et d’expédition de pièces. « Nous avions anticipé l’achat de masques, de solutions hydroalcooliques et de lingettes désinfectantes et un protocole de sécurité était déjà en place ». Malheureusement, un équipier ayant été touché par la maladie, une organisation totalement spécifique (avec désinfection des espaces de travail…) et renforcée par rapport au protocole précédent a été déployée pour permettre la continuité de l’activité en assurant la sécurité des salariés venus en équipe réduite sur la base du volontariat. Une équipe de 6 personnes s’est organisée pour prendre en charge le travail en toute sérénité.
Plusieurs phases ont jalonné ces derniers mois d’activité : au début, la réception a été bloquée pour limiter le nombre d’entrées de personnes extérieures sur le site. La réouverture des expéditions s’est faite avec une petite équipe et des rotations cadencées. Au fil des jours, le reste de l’équipe est revenu au travail en toute confiance : « certains disaient que ça leur faisait du bien de sortir de chez eux et de retrouver l’ambiance du travail ! »
« Aujourd’hui, on fonctionne différemment avec du matériel étiqueté des initiales de chacun, des masques changés toutes les 4 heures, des lingettes sur toutes les machines, imprimantes, PC et scannettes. C’est contraignant mais c’est utile aussi, donc tout le monde joue le jeu. En peu de temps, une nouvelle routine s’est mise en place pour le bien de tous ».
Le soutien de la Direction a été très apprécié par les équipes : le partage d’informations avec des appels téléphoniques quotidiens et leur venue sur le site pour proposer sans imposer des idées d’organisation ont été des facteurs clés de succès de notre maintien d’activité.
Claire Emery (Responsable Hub Lorette) résume cette période comme une épreuve qui a de nouveau démontré le niveau d’engagement de ses équipes : « un travail en commun de tous (collaborateurs et direction), une équipe de volontaires qui s’est formée en moins de 5 minutes, des intérimaires qui ont toujours répondu présents au pied levé… bref un bel esprit d’équipe pour un travail dans la sécurité et la convivialité ».
Armelle Perrot (HR Director Europe) nous confie avoir rejoint Haulotte depuis 3 ans : « Je suis très fière de travailler pour une entreprise qui a des valeurs et qui les applique, même dans les moments les plus difficiles ».
Nous sommes tous affectés personnellement et professionnellement par cette crise inédite liée à la pandémie de Covid-19. La forte collaboration du Comex, du ComIndus et des équipes RH s’est concrétisée par un meeting à distance quotidien pour partager les problèmes et apporter ensemble les bonnes réponses.
Deux objectifs ont animé chacune de nos décisions:
- Assurer la sécurité des collaborateurs.
- Assurer la continuité de l’activité.
En France, un grand nombre de textes est adopté régulièrement (juridiques, fiscaux, sociaux). Pour les métiers des RH, cela implique une grande réactivité et une adaptation permanente.
En Europe, les situations sont contrastées car les législations sont différentes. Le travail collaboratif avec les directeurs de filiale a été la clé pour mettre en place les organisations les plus adaptées localement.
Mary Gan (Finance and HR Director APAC) confirme qu’à Singapour aussi les défis face au Covid-19 ont été nombreux.
D’abord, assurer la sécurité et l’information des équipes et veiller à leur bien-être, tant physique que psychologique.
La période de télétravail nécessitait en particulier de maintenir l’engagement et la motivation des collaborateurs, notamment lors de situations difficiles dues à la garde d’enfants par exemple.
Nous avons pu adapter nos réponses grâce à une écoute active : par exemple la modulation des heures de travail pour permettre une meilleure coexistence des tâches professionnelles et familiales, des réunions à distance quotidiennes pour garder le lien avec tout le monde, une enquête sur le bien-être des équipes et sur la façon dont le Covid-19 les affectait psychologiquement…
« Les activités de Team Building à distance sont possibles ! Nous l’avons démontré avec l’outil Teams. Nous avons pu tisser des liens informels propices à l’échange et au soutien.»
La phase de retour au bureau s’est caractérisée par la mise en place de mesure de distanciation sociale et par l’approvisionnement de masques et d’équipement sanitaire. « C’est désormais avec cette nouvelle organisation que nous travaillons dans une bonne humeur ambiante, forts de cette expérience commune. » conclut Mary.
Amber Raisbeck (RH Haulotte Australia) explique qu’en Australie aussi, la pro-activité a été de mise.
« Ma mission était de rassurer et d’instaurer un climat de calme dans cette période si particulière. La flexibilité de notre management dans la gestion des cas particuliers en a été un facteur facilitateur. Cette crise aura prouvé que le travail à domicile peut bénéficier à tout le monde. »
- Des communications régulières et la mise en place d’un FAQ concernant les préoccupations telles que la continuité de notre activité et celle de nos clients.
- Des réunions régulières à distance mais dans la bonne humeur.
- Une clarification des rôles et missions de chacun (vrai point positif de cette crise)
- Des réunions 5 minutes tous les matins qui ont permis une belle dynamique de groupe.
- De la flexibilité et de la compréhension pour les collaborateurs devant assumer des gardes d’enfant pendant les heures travaillées.
- L’encouragement à positionner des congés pendant la période à plus faible activité. (Sur ce point il faut féliciter les équipes qui ont toutes joué le jeu).
- Divers supports expliquant la problématique du Covid-19 à destination des enfants des collaborateurs.
- Un plan d’urgence Covid-19 constitué d’une liste de contrôle (protocole à respecter en cas d’épidémie sur nos sites).
- La communication de numéros gratuits de soutien psychologique.
Chris Delcastillo (HR Administrator Zone Americas) témoigne de la capacité d’adaptation de la filiale américaine. Des situations nouvelles et contraignantes ont obligé les équipes à se réorganiser.
L’utilisation des outils de travail à distance a été l’une des clé de cette adaptation. Les collaborateurs ont pu continuer à collaborer et à répondre aux clients.
Cette nouvelle forme de communication a aussi favorisé les échanges informels qui ont permis le maintien d’un esprit d’équipe positif.
Pour Elisabeth Dickson (HR Director Americas), traverser une telle crise ensemble nous aura permis de mieux nous connaître, car le télétravail n’a pas cloisonné les services, au contraire !
Puisque la plupart des équipes de la zone Americas était confinée, les échanges via Teams ou par téléphone sont devenus « la norme ».
A ce titre, la contribution de chacun d’entre nous était essentielle au bon déroulé des opérations quotidiennes.
Notre objectif était de continuer à soutenir nos clients pour qu’à leur tour ils puissent maintenir leur propre activité, d’autant plus que nos machines allaient potentiellement participer à bâtir l’infrastructure nécessaire à la lutte contre ce virus.
« Avec le recul, je pense que cette expérience, aussi difficile qu’elle ait été, nous a renforcés en tant que groupe. Nous nous connaissons mieux, nous comprenons davantage les défis de chacun et avons su trouver ensemble les solutions adaptées pour garantir la continuité de l’activité de l’entreprise ».
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